日報作成という作業は無駄だらけ【新入社員研修】

僕の会社の新入社員研修では、その日の終わりに「日報」を作成して提出することになっています。

日報を作ること自体はそんなに珍しいことでもないと思うので、別に文句はないです。振り返り&フィードバックは必要なことだと思いますしね。ましてや新人研修なのだから。

僕がイライラしているのは、「日報作成って無駄が多すぎないか?」と感じたからです。

その日の成果と課題を洗い出して次に生かす……というのが日報の意義なわけですが、日報作成自体が多くの無駄タスクの上に成り立っているという現実。

日報に慣れっこの人からすると「いやいや、当たり前だよ」と感じるかもしれませんが、僕はまだそっち側の空気に染まっていないので、その視点から「日報の無駄要素」を書いていきたいと思います。

日報はやたらと決まりごとが多い

僕の会社に限ったことなのかどうかわかりませんが、日報にやたらと”ルール”が多いんですよね。

「これって公文書か何かですか?」とツッコミたくなるくらい、ルールにガチガチに縛られている。

例えば、

・日付は「2019/4/1」のように書け。「2019年4月1日」と書いてはならない
・メール件名には、4/1(月)のように曜日を必ず付けろ
・表計算ソフトの指定フォーマットで作成し、提出しろ

などです。

「2019/4/1」を「2019年4月1日」と書いてはいけないのは何故なのでしょうか。全く理解できない。

件名に曜日は無いよりはあった方がいいとは思うけど、日付があればそれでいいだろと思うのは僕だけでしょうか。

日報作成にわざわざExcelを使うのだって、ムダでしかないと思います。”メモ帳”で文章作ってメールに貼り付け、それで十分なのでは?

……。

新人が出す日報って、先輩社員と上長が把握できればそれでいいはず。

わざわざ細部の書き方に拘る意味があるのでしょうか。社外向けの文書・ビジネスメールなら拘るのもわかりますが。

研修で「社内メールは迅速・正確を重視。儀礼性はさほど求められない」と習いましたよ。迅速・正確に書くためには、これらの細かいルールっていらない方がいいと思うんですよね。

「日報を作る時間が無駄」という意識はないのか?

新入社員は、日報一つ作って提出するまでにめっちゃ神経を使います。

当然ですよね。入社して日も浅い時期に「日報の作り方、ここ間違ってますよ。次回は気をつけるように」って言われたくないもの。

「こいつは日報をちゃんと作れないのか」と先輩社員に思われたくないから、何度も何度も見直しをして、思いっきり時間をかけて提出する。

この時間が無駄で仕方ない。

しかも、日報作成するのは業務時間外だったり、終了時刻ギリギリだったりしますからね。

なるべく簡潔に済ませる方がお互いWinWinだと思うのですが、会社は「丁寧に・時間かけて・じっくりと」という方向へ向かうのが大好きなようです。

日報作成による時間ロス

入社したばかりの新人の時給を、ざっくり1,200円と仮定しましょう。

超丁寧・ミス一つない綺麗な日報を作るのに、だいたい15分くらいかかります。(1週間やってみて、これぐらいでした)

業務時間中に日報書いてもOKだとしても、これって企業側からすると問題だと思うんですよ。

大して必要性もない日報作成に、「15分=300円」を報酬として与えているのだから。

新入社員サイドからすると嬉しいですが、企業にとって良いか?と考えてみたらとてもそうとは思えない。生産的じゃないことに時間を割いているわけだから。

関連記事:どうして僕らは社会人デビューを怖がるんだろう?

日報作成は超簡単に済ませられるようにしたい

もし僕が日報作成について権限を持っているなら、こういうルールを作ります。

「日報は長くても10行程度にしなさい。氏名、所属、その日の成果と課題、全体で10行程度です。敬語はほどほどでOKです」

例えば、こんな感じ。

<4/12日報>
To:Aさん

今日はブログの書き方・テーマ選びについて講義を受けました。
記事を作る上で大切だと思うことを3点、自分の中で発見できました。早速実践してみようと思います。
課題は、テーマをどのように選ぶのが自分にとってベストかがイマイチわからないという点です。
アドバイス頂けると幸いです。以上です。

◯◯1課 Spica

日報でも普通のメールであっても、やたらと「宜しくお願い致します」「お疲れ様です」を文面で使いますよね。

こういう定型句が何度も登場すると、メールの文量が増えて鬱陶しく感じるのですが、どうでしょう。

必要ないところは徹底的に削ぎ落として、伝えるべき要素だけを書く。

タメ口はさすがにどうかと思うから、「です」「ます」調くらいは整えておく。ただ、過剰に敬語を使いまくっても、お互い疲れるだけでしょう。

そもそも日報は毎日書くべきなのか?

僕のところでは、新入社員研修をだいぶ長くやることになっています。

中堅社員が己のスキルアップのために「1日だけ研修」にでも行くなら日報は必要になってくるでしょうが、新入社員が毎日わざわざ日報を書くのってどうなんだろう?と思います。

日報じゃなくて「週報」だけにしといた方がいいんじゃないかな……と、新人の立場から感じました。

日報を毎日1つずつ・計5本作るよりも、長めの週報を1本だけ作る方がラクですしね。

新入社員の日報をチェックする先輩社員も、週報だけ見るようにしたほうが手間減るわけですし。この場合も、まさにWinWinですよ。

まぁきっと、日報システムってのは形骸化してるんでしょうね。

会社の側面に、びっちりとこびりついてしまっている。汚くなっていることに気がつかず、そのまま今日も生き永らえるわけです。

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